具体的な策が示されないまま、言葉だけが発せられる働き方改革…何も改善しないまま日々仕事に忙殺されている人は多いのではないでしょうか？
仕事進める上で自分の仕事量を把握するのは必須になります。
そこでtodoリストを作ったは良いが全然片付かず日々残業していませんか？
今日紹介する内容は「その悩みを解決できる一つの方法」になるかもしれません！
- 仕事を効率よくこなしたい
- やる事が多くてどこから手を付けていいか分からない
- ダラダラ仕事をする癖をやめたい
todoリストのアイビーリーメソッドとは？
先ず、アイビー・リーとは20世紀に活躍した経営コンサルタントで、のちに「PRの父」と呼ばれるようになった人物です！
アイビーリーメソッドと呼ばれるようになった起源は、当時アメリカ最大の鉄鋼会社でありながら自社の経営効率化について悩んでいた、ベツレヘム・スチールの社長チャールズ・シュワブにコンサルティングをアイビー・リーに依頼した事が始まりです。シュワブの依頼内容はこちら。
時間をかけて効果が出るものでなく、即効性のある方法
いやいや、そんなうまい話しがあれば誰でもやるでしょ〜？
それがね、、、依頼に応えちゃうのがアイビー・リーの凄いところなんだなぁ〜！刮目せよ！
- 紙に「明日やるべき事」を6つ、メモする
- その6つの項目を重要だと思う順に番号を振り、並び替える
- 次の日、並び替えたメモの順番に沿って仕事を進める
- 全て出来なかった場合は、迷わずに忘れる
- 仕事終わりに、次の日のための6つの項目を新しくメモする
- ①〜⑤を繰り返す
えっ、普段からやってる普通のtodoリストとの大きな違いが分からない。。。強いて言うなら④忘れるって言うところくらいかな？
あっ、一つ大事なルールを忘れていました。それは、①のタスクが終わるまで絶対に②に移ってはいけない。という事です。
確かに今までやっていた方法だとリストを順番に片付けようと思いながらも、何となく次のタスクに手をつけて、また前のタスクにもどって、、という風に順番をつけておきながらも、複数のタスクを進めようとしていたかも知れない！
そう！そこが最大の違いにして最も重要なポイントだね！
でも、それがどれだけの違いを生むのか理解できないなぁ、、、
それは実際に実践して分かった事として説明するね！
アイビーリーメソッドを実践して分かったメリット
今まで自分が実践していたtodoリストとの違いを理解するためにまずは実践してみました。
そして自分なりにメリットとデメリットが見えてきたので紹介したいと思います。
アイビーリーメソッドの主なメリットは下記の2つです。
- シンプルで実践しやすい
- 必要以上にタスクを抽出しない
- 重要な順番にタスクが完了する
メリット１：シンプルで実践しやすい
一番のメリットはアイビーリーメソッドはとにかくシンプルで実践しやすいということです。
先ほど紹介した6つの項目を順番に行うだけで誰でもすぐに実践可能です。
最近ではアプリでも自分のtodoリストを管理できるものがいくつかあります。
しかし、いずれも入力手間などを考慮すると毎日の仕事を6つ抽出して付箋に書き出しそれを順番に片付けていく。というアイビーリーメソッドの方が圧倒的にシンプルでリスト管理に最低限の時間のみで実践できるという点でも優れていることが分かります。
シンプルで実践しやすいtodoリストがアイビーリーメソッド
メリット２：必要以上にタスクを抽出しない
よくtodoリストを作る時にやってしまいがちな、兎に角たくさんの項目を上げ、列挙する・・・なんなら、どうでも良いレベルの項目までタスクとして可視化してし待っていませんか？
めっちゃ仕事多いわぁ〜、俺。
こんなに大量のタスクをこなしている俺かっけぇわ~！
感をだしてしまってませんか？
完全に自己満のやることリストね・・・でも自分の仕事を細かいところまで把握することの何がいけないのかしら？
人は選択肢が多くなるほどタスクを選ぶ事に脳がシフトして、タスク解決に向けた集中力が無くなっていくよ。結果として素早い決断が出来なくなってしまうんだって！
なるほど！仕事量を多く把握しすぎることで今の仕事に関係ないことを考えてしまい、集中力が低下。それに伴って仕事の質が下がっていってしまうのね。
アイビーリーメソッドではtodoリストが6つ項目に絞られる事で不必要な選択が激減します。そうすることで本来必要なタスク解決に集中力が発揮できるようになることが大きなメリットです。
実際に仕事をしていて６つ以上リストアップしても、１日にできる仕事の量には限界があるから必要以上にリストアップする必要はなおさら無さそうだね！
重要なタスクに集中力を最大限発揮できるようになる
メリット３：重要な順にタスクが完了する
あるタスクが完了した時に優先順位は低いが関連する項目も一緒にやってしまおう！と思って、続けてしまう事はありませんか？
えっ？それの方が効率的なんじゃない？
と思うよね…というかそれが正しい仕事進め方だと疑うことなく今まで働いてきたよね…
アイビー・リー・メソッドで重要なのは、
優先度の高い順にタスクを完了する事です！
それを守らなければ、いつまでも優先度の低いタスクに時間が取られ、高い集中力を発揮できる時にその仕事をしてしまい、重要な仕事をやる時には集中力が落ちてしまって、さらに時間がかかるという負のループに入ってしまいます。
結果としてやらなければいけなかったことが完了せず達成感が得らません。
この事に関して、アイビー・リーはこう話しています。
「優先した結果、1つか2つしか出来なかったとしても気にしてはいけません。あなたはその日に1番大切だと思った仕事を済ませているのですから」
優先順位の低いタスクを放置して大丈夫なの？
ずっとやらないままになるんじゃない？
と思うかもしれませんが、そんなことはありません。
優先順位の低かったタスクも時間と共に正しいタスクとして成立しているのであれば、いずれ1番優先順位が高くなるはずです。その時にタスクとして向き合い解決することで、何も問題無いはずです。
大切なのは大事な仕事に集中し、余計な心配はしなくて良い環境を作り出す
アイビーリーメソッドを実践して分かったデメリット
シンプルで実践しやすいアイビーリーメソッドにもデメリットが一つあると感じました。
そのデメリットはこれです。
- タスクの範囲設定が難しい
デメリット：タスクの範囲設定が難しい
それは限定されたタスクのみのtodoリストとなる事で効果を発揮するため、タスクの範囲設定が難しいという事です。
タスクの範囲設定を間違えると優先順位の低いタスクまでも含んでしまう事があるからです。これの解決法としては次の方法がおすすめです。
自分の集中力がもつ時間を把握し、その時間で出来るタスクを項目として抽出する
そうする事で、仮に優先順位が低いタスクが含まれていても、設定した時間を超えたときに改めて終わっていない範囲の優先順位を確認します。
最高のパフォーマンスを出すために多少のロスは生じますが、トライ＆エラーを繰り返すことで、間違いなく最高のパフォーマンスへと近づいていくと思います。
まとめ
働き方改革と声高に叫ばれる昨今、がむしゃらに働くことが素晴らしいとされていたバブル期のツケが完全に我々世代へと降りかかっています。
今より少しでも自分の時間を手に入れるべく、少しでも効率よく仕事を終えるために、アイビーリーメソッドはあなたの助けになるかもしれません！
この記事はメンタリストDaiGoさんの大人気著書「自分を操る超集中力」から僕自身が学び実践したことを紹介しました。こちらから書籍が購入できるので一度手に取ってみてください。
現状、パラレルに仕事を進めていてどうも効率が悪いと思っている人は是非、この記事を参考に新しい方法に取り組んでみてはいかがでしょうか。
仕事を進めるうえで大事な集中力についてはこちらの記事でまとめています。
自分の抱える悩みに一致するものがあれば1度参考にしてみてください。
集中力を高めて最高のパフォーマンスを出す方法
今日が人生で一番若い日です！何をするにも取り組んで遅いことなどありません。変化を恐れず柔軟に自分の人生を楽しんでいきましょう！
最後までお読みいただき、ありがとうございました♪
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